Tìm kiếm là một tính năng không chỉ phổ biến trong máy tính, trên các dịch vụ hay các trang web mà còn được trang bị ngay trong hộp thư của bạn. Chính vì hộp thư có chứa quá nhiều thư nên bạn không thể rà soát theo cách thức thủ công được mà bắt buộc phải tìm kiếm để có được Email mình cần. Thông thường chúng ta chỉ tìm kiếm theo tên chứ không khai thác theo các khía cạnh khác. Cũng giống như việc tìm kiếm trong Windows 7, bạn có thể tìm Email theo thời gian, kích thước, địa chỉ…để thu hẹp không gian tìm kiếm nhằm mục tiêu thực hiện nhanh chóng hơn. Xin chia sẻ cùng các bạn những thủ thuật hữu ích nhất trong quá trình này
Theo kích thước
Tìm theo kích thước là một phương thức hoàn toàn mới trong Gmail cho phép người dùng lọc ra những Email có kích thước xác định nào đó. Theo mặc định, đơn vị được sử dụng chủ yếu ở đây dựa trên kích thước Byte, nhưng bằng cách thêm ký tự “M” ngay sau số nhập của bạn thì chúng ta có thể tìm kiếm cho các email với kích thước MB. Ví du: Nếu tôi muốn tìm những email bằng 3MB, tôi sẽ nhập là “size:3M”, tương tự với những email nhỏ hơn 3MB thì nhập “smaller:3M” và những email lớn hơn 3MB là “larger:3M”.
Với những bức thư tồn tại từ rất lâu thì cách tốt nhất để bạn lọc ra chính là sử dụng phương thức tìm kiếm theo thời gian. Gmail cho phép người dùng tìm email theo ngày nhận/ngày gửi chẳng hạn như sau đó, trước đó, cũ hơn, mới hơn. Ví dụ: Nếu bạn nhập “after: 2012/10/10”, nó sẽ hiển thị những email trong hộp thư sau ngày này. Bạn cũng có thể sử dụng 2 cách khai thác đồng thời để tìm email trong một khoảng thời gian nào đó, ví dụ như “after: 2012/04/10 before: 2012/10/10”. Trong trường hợp không muốn những rắc rối của việc tìm kiếm theo ngày tháng cụ thể thì bạn nên sử dụng cách khai thác theo khóa older_than hoặc newer_than, ví dụ: Với những email được gửi cách đây hơn 2 năm thì nhập là “older_than:2y”.
Theo các tham số email cụ thể
Thông thường chúng ta sẽ có 5 thông số cơ bản để nhập mỗi khi gửi một email đó là: to:/from:, cc:, bcc:, subject và body. Thật đơn giản, bạn chỉ cần một trong số các từ này để tìm kiếm theo địa chỉ gửi/nhận hoặc nội dung soạn thảo trong thư, đặc biệt là tìm ra những người người gửi email tới bạn với một chủ đề nào đó. Ví dụ: Để tìm kiếm những email từ địa chỉ của cộng tác viên Thuy Van với subject “Gui bai cong tac”, tôi sẽ nhập là “from: Thuy Van subject: gui bai cong tac”. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm email có chứa các tệp tin đính kém thì sử dụng khóa khai thác là: has: attachment.
Theo cụm từ chính xác
Bằng cách khai thác trong dấu ngoặc kép, bạn có thể tìm kiếm cho các cụm từ chính xác. Cũng giống như ví dụ ở trên, tôi muốn tìm cho cụm từ “gui bai cong tac” là chủ đề của một email nào đó, vì vậy tôi sẽ sử dụng: subject: “gui bai cong tac”.
Nối 2 cụm từ tìm kiếm
Bằng cách sử dụng từ khóa “OR”, bạn có thể kết hợp khóa khai thác tìm kiếm khác nhau. Điều này rất hữu ích cho bạn khi muốn lọc email từ nhiều nguồn, ví dụ: nếu bạn cần tìm các email được gởi bởi 2 hay nhiều người thì nhập lệnh “from:name1 OR from:name2”.
Theo tên và phần mở rộng của tệp tin đính kèm
Với phương thức tìm kiếm này, kết quả trả về sẽ dựa vào tên hoặc phần mở rộng của các tệp tin đính kèm trong đó. Chẳng hạn như với cụm từ “Filename:JPG” sẽ trả về kết quả cho các tệp tin theo định dạng . PNG phổ biến và có tên là Filename hoặc “letter.docx” sẽ trả về kết quả cho các tệp tin theo định dạng .docx và có tên là letter. Chúng ta có thể sử dụng nhiều định dạng khác như PDF, PPT, MP3…
Theo tên một thư mục cụ thể
Giả sử một người đồng nghiệp vừa thông báo đã gửi email cho bạn hoặc vừa trả lời thư bạn, nhưng khi mở hộp thư ra thì không thể tìm thấy email đó. Bạn phải làm sao? Thông thường thì chúng ta sẽ rà soát trong thư mục Spam (thư rác), tất nhiên là đôi khi Google có thể nhầm lẫn khi đánh dấu các thư rác. Vậy để tìm các thư bên trong thư mục chứa thư rác thì nhập in:spam, tương tự với các thư đã xóa gần đây thì nhập in:trash. Bạn có thể thực hiện tương tự đối các thư mục khác.
Theo những email đọc và chưa đọc
Trong hộp thư của bạn có thể có những bức thư đã đọc và cả những thư chưa đọc, trong đó thư chưa đọc nằm rải rác ở từng trang chứ không phải là trang hiện tại. Vậy tất cả những gì chúng ta cần làm khi thực hiện tìm kiếm email theo cách thức này là thêm từ read hoặc unread vào sau dấu “:” của từ is tức là “is:unread” hoặc “is:read”.
THU HƯỜNG
