100 điều doanh nhân trẻ cần biết (Page 3/5)

PHẦN 9: QUẢN LÝ THỜI GIAN

41. Chiếc hộp thời gian của bạn.

Việc đảm bảo thời gian biểu làm việc và sinh hoạt của bạn luôn cụ thể, rõ ràng là điều rất quan trọng, bởi vì thời gian trôi đi rất nhanh và rất khó nắm bắt. Nhưng nếu bạn lưu ý đến nó một cách đầy đủ, thì việc quản lý thời gian cũng không khác lắm so với việc tổ chức công việc của bạn. Giờ giấc đều có các hạn định của nó. Nếu bạn bắt đầu nghĩ đến thời gian của bạn như một chiếc hộp trong đó chứa những gì bạn cần làm dưới dạng các hộp nhỏ hơn có kích cỡ cụ thể - chẳng hạn như Nhiệm vụ 3151 - bạn sẽ bắt đầu cẩn trọng hơn về những gì bạn sẽ đặt vào trong chiếc hộp đó. Và nếu bạn sắp xếp các nhiệm vụ vào thành những nhóm tương đồng về chủ đề, tính chất..., bạn có thể có một cách giải quyết tốt hơn đối với những mục tiêu mà bạn đang nỗ lực hoàn thành.

42. Hôm nay chuẩn bị cho ngày mai.

Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy lấy một tờ giấy trắng và viết ra tất cả những công việc cần phải hoàn thành trong ngày mai nhằm đảm bảo rằng bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Ngày tiếp theo, bạn sẽ không phải quyết định xem cần làm cái gì đầu tiên, và việc gạch đi những gì đã hoàn thành sẽ đem lại cho bạn một cảm giác thoả mãn tuyệt vời. Danh sách những công việc cần làm này chính là công cụ quản lý thời gian tốt nhất.

Bạn nên lập danh sách những công việc cần làm như vậy vào mỗi ngày hay ít nhất là mỗi tuần. Điều này sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về những gì cần được tiến hành. Hãy sử dụng danh sách đó kết hợp với lịch ngày tháng. Bạn nên nhớ rằng các danh sách công việc cần làm này chỉ dành cho những nhiệm vụ phải hoàn thành, trong khi cuốn lịch để dành cho việc ghi chép thời gian của những buổi hẹn.

43. Nhiệm vụ có phù hợp với khoảng thời gian bỏ ra?

Thỉnh thoảng bạn hãy tạm ngưng những công việc đang thực hiện và tự hỏi bản thân xem liệu việc đó đã được thu xếp hợp lý về mặt thời gian chưa. Bạn hãy đặt ra một số câu hỏi sau:

- Nhiệm vụ bạn đang làm có phải là ưu tiên hàng đầu?

- Nhiệm vụ đó có giúp kinh doanh tăng trưởng hoặc đẩy mạnh doanh thu hay không?

- Nhiệm vụ có tương xứng với các mục tiêu của bạn?

- Đó có phải là nhiệm vụ mà bạn không thể giao phó cho một ai khác để bạn rảnh tay giải quyết các nhiệm vụ khác quan trọng hơn?

Nếu câu trả lời của bạn là “Không” đối với bất cứ câu hỏi nào, bạn hãy chuyển sang một nhiệm vụ khác hoặc uỷ thác công việc đang làm cho một người nào đó.

44. Bạn cần bao nhiêu thời gian?

Một trong những kỹ năng mà bạn cần ứng dụng đầu tiên là kỹ năng ước tính khoảng thời gian tương đối để hoàn thành một công việc nhất định. Rèn luyện kỹ năng này rất đơn giản: bạn hãy để ý - nếu bạn yêu cầu những nhà quản lý thời gian xuất sắc nhất làm một việc gì đó, họ sẽ hỏi: “Việc này sẽ chiếm bao nhiêu phần trong quỹ thời gian của tôi? Tôi phải có thêm một số trợ giúp. Tôi phải cài đặt phần mềm XYZ. Tôi phải kiểm tra pin. Để tôi suy nghĩ đôi chút đã”…. Vậy thì nếu bạn cũng lặp lại theo quy trình này, bạn sẽ đứng vào vị thế chủ động, có thể quyết định lựa chọn nhiệm vụ để thực hiện, nhiệm vụ nào sẽ bỏ qua, nhiệm vụ nào sẽ giao cho người khác, và làm thế nào để rút ngắn lịch trình thực hiện. Đây là một kỹ năng hữu ích.

45. Thời gian sẽ đi về đâu?

Mỗi tuần, bạn hãy kiểm tra xem lịch trình làm việc của bạn diễn ra như thế nào, thời gian được sử dụng ra sao. Bạn nên có bản thống kê thời gian của bạn trong vòng một vài tuần. Sau khi bản thống kê được hoàn thành, hãy đánh giá xem thời gian đã được sử dụng như thế nào. Vừa xem xét lại bản thống kê, bạn vừa đặt câu hỏi cho từng đầu việc: “Liệu nhiệm vụ này có cần thiết không?”. Nếu câu trả lời là có, bạn hãy hỏi tiếp: “Người thực hiện nhiệm vụ này có nhất thiết phải là mình không?”. Ngay lập tức, bạn sẽ loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết ra khỏi lịch trình, cũng như gạt ra bất cứ việc nào mà không hứa hẹn đem lại lợi ích rõ rệt cho công ty bạn trong hiện tại hay tương lai.

Đối với các nhiệm vụ khác, bạn hãy lên một biểu đồ hình cột đơn giản về lịch trình thực hiện. Trong mỗi cột, bạn hãy lên danh sách những nhiệm vụ quan trọng mà chính bạn sẽ phải thực hiện. Ở cột khác, bạn lên danh sách những công việc sẽ được phân công cho những người khác. Và cuối cùng, bạn uỷ thác việc triển khai việc thực hiện cho những nhân viên có đủ năng lực hoàn thành.

PHẦN 10: LÀ MỘT “ÔNG CHỦ” TỐT

46. Không ngừng học hỏi.

Kiến thức đang ngày càng được quan tâm tại các công ty. Vài thập kỷ tới, các chủ doanh nghiệp sẽ chỉ tuyển dụng những nhân viên có các kỹ năng mới nhất trong các lĩnh vực công nghệ, bán hàng, kế toán và nhiều lĩnh vực khác. Còn bạn, bạn sẽ xây dựng một chiến lược tự đào tạo và học tập như thế nào cho bản thân mình?

Trước tiên, bạn cần thừa nhận rằng bạn có thể học hỏi được khá nhiều điều từ chính các nhân viên. Sau đó, bạn có thể xem yêu cầu học hỏi này như là một phần của quy trình tuyển dụng. Bạn hãy hỏi các ứng viên vào chức vụ quản lý xem họ có cảm thấy sẵn sàng học hỏi từ các nhân viên khác trong công ty hay không.

Không có cách nào để bạn hay các nhà quản lý của bạn có thể trở thành chuyên gia trong mọi lĩnh vực, vì vậy đừng e ngại – hãy học hỏi bất cứ điều gì tại bất cứ đâu mà bạn có thể, thậm chí từ các nhân viên cấp dưới.

47. Tại sao sự công nhận lại quan trọng.

Phần lớn các chủ doanh nghiệm không xem việc công nhận kết quả làm việc của nhân viên là trọng tâm của hoạt động quản lý. Dưới đây là lý do giải thích tại sao bạn cần dành thời gian để xác nhận những gì mà nhân viên của bạn đã hoàn thành:

- Nếu bạn nhận ra và thể hiện rằng bạn đánh giá cao những thành tích trong công việc của các nhân viên, bạn sẽ thấy không còn quá lo lắng về những sai sót của họ trước đây. Bạn sẽ giúp cho nhân viên thực thi nhiệm vụ tốt hơn, nếu bạn kịp thời ghi nhận và khen ngợi khi họ làm được một điều gì đó đúng đắn, chứ không phải khi bạn chỉ trích và phàn nàn khi họ phạm sai lầm.

- Nhận ra những nỗ lực, chứ không chỉ những kết quả. Khi các nhân viên có một tuần làm việc vất vả, bạn hãy tổ chức một bữa tiệc nhỏ để cảm ơn họ. Bạn cũng có thể viết những tấm thiệp gửi tới các nhân viên. Việc ghi nhận đúng lúc có tác động lớn hơn nhiều việc trao một phần thưởng vào cuối cuộc đua.

48. Phân công nhiệm vụ.

Các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý đều biết rằng họ cần có những kết quả tốt đẹp, nhưng đôi lúc họ cảm thấy khó khăn để phân công đúng người đúng việc. Dưới đây là 3 yếu tố giúp bạn giao phó công việc sao cho phù hợp nhất.

- Hỏi nhân viên xem họ cần những thông tin nào: Bạn hãy tranh thủ các cơ hội gặp gỡ trực tiếp để trao đổi với nhân viên xem liệu họ có câu hỏi, vướng mắc nào về công việc không, cần làm những gì và thứ tự ưu tiên sẽ như thế nào.

- Đảm bảo rằng nhân viên luôn chia sẻ thông tin với mọi người: Trong các buổi họp mặt nhân viên, bạn cần hỏi xem liệu nhân viên nào có bất cứ thông tin gì mà những nhân viên khác có thể chưa biết hay không. Bạn sẽ thu thập được khá nhiều thông tin ngoài lề nhờ những câu hỏi này đấy.

- Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin và bản thân các thông tin đó: Điều đó sẽ giúp nhân viên nhìn nhận rõ ràng về mọi nhiệm vụ của họ, cũng như giải thích cho họ lý do phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ đó.

49. Sự tin tưởng.

Giao tiếp tốt sẽ làm cơ sở cho sự tin tưởng. Thật vậy, nếu các nhân viên không tìm thấy những gì đáng tin tưởng, họ sẽ không đặt niềm tin vào bạn.

Với mong muốn đảm bảo cho các nhân viên luôn được thông tin kịp thời, nhiều nhà quản lý nói với nhân viên về những gì họ dự định thực hiện, nhưng điều đó đã không xảy ra. Lời nói suông sẽ xói mòn lòng tin của nhân viên đối với bạn. Để tránh thực tế đáng buồn vẫn thường xảy ra đó, các chuyên gia tư vấn luôn khuyên rằng bạn không nên nói về dự định, mà chỉ nên nói với mọi người về những gì mà bạn đã hoàn thành.

Một khi làm đúng những gì đã nói, bạn sẽ gây được lòng tin từ phía đội ngũ nhân viên, và những sai sót nếu có sẽ không trở nên quá to tát, bởi các nhân viên luôn thông cảm. Khi nhân viên đặt niềm tin nơi bạn, việc giao tiếp nội bộ sẽ dễ dàng và thoải mái hơn, nhưng nếu lòng tin không còn, nhân viên sẽ nghi ngờ mọi lời nói của bạn, cho dù đó có là một ý tưởng tuyệt vời.

50. Thể hiện sự quan tâm.

Thể hiện sự quan tâm là một trong những kỹ năng lãnh đạo đòi hỏi nhiều thời gian và cả tình cảm của cá nhân bạn.
Bằng cách biểu lộ sự quan tâm tới họ và công việc họ đang thực hiện, bạn sẽ xây dựng được niềm tin và lòng trung thành của nhân viên. Dưới đây là một số lời khuyên:

- Luôn hiện hữu: Bạn hãy đi dạo quanh công ty – tránh ẩn mình cả ngày trong phòng làm việc. Nếu suốt cả ngày các nhân viên không trông thấy bạn, họ có thể cho rằng bạn thiếu quan tâm đến nhân viên của mình.

- Ăn mừng chiến thắng: Bạn hãy thường xuyên đặt ra những mục tiêu nhỏ và có thể đạt được trong thời hạn vài tuần hoặc vài tháng, và động viên nhân viên thực hiện. Sau đó, bạn hãy tổ chức một bữa tiệc mừng công nho nhỏ để tuyên dương các nhân viên xuất sắc trong thời gian đó.

- Động viên những mối quan hệ bằng hữu giữa các nhân viên. Bạn hãy khích lệ việc giao tiếp thân thiện, cũng như tạo ra thêm nhiều cơ hội để nhân viên trao đổi, chia sẻ hiểu biết, kinh nghiệm với các nhân viên khác trong công ty.

PHẦN 11: QUẢNG BÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA BẠN

51. Tổ chức sự kiện.

Việc tổ chức các sự kiện khác nhau liên quan, hay thậm chí không liên quan, đến hoạt động kinh doanh của bạn sẽ là cách thức tuyệt vời để quảng bá tiếng tăm cho công ty. Khái niệm sự kiện có thể bao gồm lễ khai trương, cắt băng khánh thành, lễ kỷ niệm, buổi hội thảo với sự tham gia của các khách hàng mời quan trọng như chính trị gia, nhân vật nổi tiếng.... Một khi bạn quyết định sẽ tổ chức một sự kiện, bạn nên lưu ý mấy điểm sau đây để những đồng tiền bạn bỏ ra sẽ không lãng phí.

- Để cho thị trường mục tiêu của bạn biết rõ về sự kiện bạn sắp tổ chức. Trước tiên, bạn có thể công bố sự kiện thông qua các bản tin dành cho nhóm khách hàng mục tiêu của bạn. Sau đó, bạn hãy dán các quảng cáo sự kiện ngay tại địa điểm kinh doanh, in trong các đơn đặt hàng hay tại bất kỳ buổi hội thảo nào bạn tham dự để chắc chắn rằng sự kiện sẽ được mọi người biết đến.

- Nếu bạn có một vị khách mời quan trọng, một nhân vật nổi tiếng, bạn hãy soạn một bản thông báo riêng biệt để công bố sự xuất hiện của nhân vật đó.

- Hãy mời đại diện của các phương tiện truyền thông tham gia vào sự kiện đó bằng những giấy mời viết tay. Cũng như một bữa tiệc, bạn chỉ mời những ai mà bạn muốn họ tham dự. Hãy gửi giấy mời tới đại diện báo chí, truyền hình, khách hàng, bạn bè và người thân.

- Bạn cần chuẩn bị sẵn thật nhiều tài liệu truyền thông quảng cáo khác nhau để tối ưu hoá hiệu quả của sự kiện. Những bộ tài liệu này phải được gửi cho các đại diện của giới truyền thông, báo chí và tất cả khách mời của bạn. Các khách hàng hiện tại và cả khách hàng tiềm năng nên nhận được bất kỳ thông báo nào mà bạn sẽ phổ biến.

- Bạn nên đưa vào bộ tài liệu này một danh sách các câu hỏi thông thường về công ty, cá nhân, sản phẩm hay dịch vụ của bạn được viết dưới dạng mẫu phỏng vấn. Điều này sẽ giúp các phóng viên báo chí, truyền hình dễ dàng hơn rất nhiều trong việc tìm hiểu về công ty bạn.

52. Viết bài cho các tạp chí, website.

ột trong những cách thức tiết kiệm chi phí nhất để các thông điệp kinh doanh của bạn được nhanh chóng lan rộng ra công chúng là viết bài cho tạp chí, trang web và các tờ báo kinh doanh khác. Việc này giúp bạn tiếp cận tới các khách hàng mục tiêu một cách rất hiệu quả. Thậm chí cả khi kỹ năng viết của bạn chỉ ở mức trung bình, nếu bạn có thể đưa ra một chủ đề hấp dẫn giúp giải tỏa các thắc mắc cho người đọc, thì ban biên tập sẽ không từ chối đăng tải ý tưởng của bạn. Muốn vậy, các bài báo phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Nhấn mạnh công ty như một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực bạn đang kinh doanh. Nội dung thông điệp của bạn nên đặt trọng tâm vào việc nêu bật danh tiếng của một chuyên gia ưu tú với kiến thức và ý tưởng có giá trị đã được đông đảo người tiêu dùng thừa nhận.

- Tạo cảm giác về việc được bên thứ ba chứng thực. Nếu tạp chí kinh doanh nào đó sẵn sàng dành những “chỗ đẹp” để đăng tải bài báo của bạn, bạn cần tranh thủ điều đó để biểu lộ một sự xác nhận đáng tin cậy, ít nhất tạo cho người đọc cảm giác rằng thông tin này đã được một ai đó chứng thực.

- Trở thành các công cụ tiếp thị có tác động lâu dài hơn cả tuổi thọ của tạp chí. Có vô số các cách thức khác nhau để tăng cường giá trị của bài báo. Bạn có thể sử dụng lại những bài báo đó trong các chiến dịch tiếp thị bằng thư tín, trong các nỗ lực mở rộng mạng lưới hợp tác kinh doanh, tiếp thị bằng e-mail và đưa vào nội dung trang web của bạn.

- Dẫn tới những cơ hội PR bổ sung. Các bài về những công ty hàng đầu luôn có tác dụng bổ trợ trong việc quảng bá danh tiếng của họ. Vì vậy, khi bạn viết và đăng tải các bài báo với những luận điểm có cơ sở, bạn sẽ thu hút thêm nhiều sự chú ý từ các phương tiện truyền thông và những bài báo sau này của bạn sẽ được đăng tải thường xuyên hơn.

53. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn.

Chìa khoá cho một cuộc phỏng vấn thành công chính là sự chuẩn bị chu đáo. Do trọng tâm của các bài phỏng vấn là các thông tin đặc biệt có thể thu hút sự quan tâm của người đọc, người xem và người nghe, nên nhiệm vụ đặt ra lúc này là cung cấp đầy đủ các nội dung có liên quan, trong khi vẫn phải tìm kiếm các chủ đề PR quan trọng.

Để đảm bảo thông điệp trọng tâm không đi chệch hướng, bạn hãy xây dựng một kế hoạch PR hợp lý mà bạn có thể dựa sử dụng trong thời gian tương đối dài. Đây được xem như nền tảng cho tất cả các cuộc phỏng vấn. Kế hoạch PR này sẽ đặc biệt hữu ích nếu có nhiều người trong công ty bạn được giới báo chí truyền thông phỏng vấn, bởi vì nó sẽ đảm bảo cho tính nhất quán và có tác dụng khẳng định, nhấn mạnh các thông điệp gửi đi.

Vậy đâu là thông điệp chủ yếu mà bạn muốn truyền đạt tới mọi người về công ty của bạn, về sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang cung cấp? Hãy xem xét các quảng cáo, bản giới thiệu kinh doanh và nội dung trang web của bạn để chọn ra khoảng ba chủ đề quan trọng nhất. Sau đó lồng ghép chúng vào những câu chuyện PR ngắn. Đừng quên là bạn đang xây dựng một kế hoạch PR để truyền đạt những chủ đề trọng tâm theo cách mà khách hàng của bạn mong muốn.

54. Quan hệ với giới báo chí.

Hãy khởi động bằng việc xây dựng một “danh mục giới báo chí truyền thông”. Đây là bản liệt kê các phương tiện báo chí, truyền hình có thể tiếp cận một lượng khán giả tối đa và được xem như công cụ tạo dựng danh tiếng cho bạn. Sau đó, bạn lựa chọn từng tờ báo, đài truyền hình cụ thể và thích hợp nhất vào một danh sách để gửi đi các câu chuyện PR khác nhau.

Trước khi bạn quyết định sẽ gửi đi bất cứ thông tin nào, hãy sao lưu nội dung từng văn bản để biết loại thông tin nào giành được sự chú ý nhiều nhất của người đọc, người nghe hay người xem. Ví dụ, nếu công ty bạn vừa giành được một giải thưởng địa phương, thì câu chuyện PR của bạn có thể thu hút được sự quan tâm của các tờ báo địa phương. Nhưng nếu bạn phát minh là một sản phẩm đặc biệt hữu dụng, bạn nên nghĩ tới các tờ báo, tạp chí tiêu dùng lớn trong cả nước.

Để giữ cho câu chuyện của bạn không bị lãng quên trong số hàng trăm các câu chuyện PR khác được gửi đến cho các báo mỗi tuần, bạn cần dành thời gian để nghiên cứu về các chủ bút, các giám đốc thông tin hay phóng viên phụ trách sẽ nhận nó. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiện với các tờ báo, tạp chí và đài truyền hình mà bạn đang nhắm tới, bạn sẽ không khó khăn gì để nhận ra các cá nhân sẽ phụ trách biên tập các câu truyện PR của bạn.

55. Tại sao các bản thông cáo báo chí lại quan trọng nhất?

Chúng ta đều biết rằng hình ảnh công ty sẽ gia tăng cùng với cường độ của các hoạt động PR. Hơn tất cả, hoạt động này sẽ tập trung mọi biện pháp nhằm đưa tin tức về công ty bạn ra toàn thế giới. Và công cụ quan trọng nhất mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành điều này đó là các thông cáo báo chí.

Bạn nên thể hiện những gì trong bản thông cáo báo chí đó? Trước hết hãy nghĩ đến những chủ đề thú vị và thu hút được sự chú ý, chẳng hạn như sự hiện diện trực tuyến của bạn, các thông tin và công cụ quan trong về một thay đổi nào đó trong tổ chức, những cải tiến liên quan tới hoạt động kinh doanh, các thông tin đặc biệt cho phép tải xuống miễn phí từ trang web của bạn, công bố các bài báo, sự kiện, các kỹ thuật, lời khuyên…

Khi viết một bản thông cáo báo chí, các mục tiêu của bạn nên đơn giản, đưa ra đúng thời điểm và dễ nhận biết. Một khi bạn có được hình ảnh và tiếng tăm, số lượng các khách hàng sẽ gia tăng đều đặn. Một câu chuyện PR thành công về các kết quả nổi bật của công ty sẽ có giá trị lớn hơn nhiều lần so một quảng cáo đắt tiền.

PHẦN 12: ĐƯA KINH DOANH VÀO QUY CỦ

56. Đưa mọi người vào quy củ

Công ty của bạn có thể được tổ chức một cách có nề nếp và trật tự, nhưng còn các đối tác kinh doanh, cộng sự và trợ lý của bạn thì sao? Dù mức độ quy củ của bạn có thế nào, thì sự tùy tiện hay thiếu tổ chức của các người khác có thể tác động xấu tới công ty bạn. Bạn hãy thử một vài việc sau để “xếp đặt” những người xung quanh vào đúng các vị trí mà bạn muốn:

- Sử dụng những biện pháp tích cực: Thay vì chỉ tập trung phê phán sự thiếu tổ chức của mọi người, bạn hãy khen ngợi những nỗ lực của họ trong việc tuân thủ các quy định. Họ luôn biết rõ sự thiếu tổ chức của mình và, theo tâm lý chung, không thích nghe những lời chỉ trích.

- Hãy là tấm gương cho mọi người. Bạn không thể mong đợi một ai đó lắng nghe bạn và rút kinh nghiệm từ những lời khuyên của bạn, nếu bạn không thể hiện mình là một người ngăn nắp, có tổ chức. Nếu bạn thay đổi kiểu làm việc tùy hứng sang phong cách làm việc có tổ chức, mọi người xung quanh bạn cũng sẽ nhận ra và làm theo bạn.

- Hãy kiên nhẫn, bởi vì mọi người có thói quen làm việc khác nhau. Bạn cần biết rằng nếu một ai đó thay đổi thói quen làm việc buông tuồng, cẩu thả, hiệu suất lao động của họ chắc chắn sẽ gia tăng. Bạn cần cho họ thời gian để thay đổi.

57. Dần dần từng bước

Các kế hoạch tổ chức lại công việc phải được thực hiện từng phần trong một khoảng thời gian phù hợp. Dưới đây là một vài lời khuyên giúp bạn từng bước thực hiện quy trình này:

- Xác định đâu là nơi cần được tổ chức, sắp xếp lại, và đưa chúng vào danh sách công việc cần làm hàng ngày.

- Phân tách công việc tổ chức, sắp xếp lại thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, và bổ sung những nhiệm vụ này vào danh sách. Bạn nên làm cho các nhiệm vụ đủ nhỏ để chúng có thể được quản lý và thực thi dễ dàng, nhưng không quá nhỏ đến nỗi chúng trở nên không còn quan trọng.

- Đặt ra thời hạn phải hoàn thành cho từng nhiệm vụ.

- Khi bạn hoàn thành việc tổ chức, sắp xếp lại mỗi khu vực, hãy gạch bỏ nhiệm vụ đó trong bản danh sách công việc cần làm của bạn.

- Tránh khuynh hướng lan man từ khu vực này sang khu vực khác trong khi cố gắng sắp xếp, tổ chức lại công việc. Khi bạn tập trung vào một khu vực, bạn sẽ có thể hoàn thành mọi việc nhanh chóng và chuẩn xác hơn, sau đó hãy dành thời gian cho những khu vực khác.

58. Làm sạch ngăn kéo của bạn

Nếu quanh bạn là hàng chồng giấy tờ, còn các ngăn kéo tràn ngập đủ loại vật dụng như bút, hộp, thước kẻ..., thì đã đến lúc bạn dọn dẹp chỗ làm việc của bạn. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Dưới đây là 5 bước giúp bạn làm sạch các ngăn kéo bàn làm việc:

- Tháo rời. Bao giờ cũng vậy, bước đầu tiên là tháo rời mọi thứ - hãy lấy ra tất cả các bút máy, bút chì, ghim kẹp, túi chè, gói kẹo, ảnh, chìa khoá....

- Sắp xếp. Sau khi đã lấy ra mọi thứ, bạn hãy xếp chúng lại và đếm xem, liệu bạn có cần đến ngần ấy thứ không.

- Sàng lọc. Vài chục chiếc bút, thậm chí có những chiếc không có bất kỳ tác dụng nào, hay hộp bánh đã hết có thể ngay lập tức được quẳng vào thùng rác tại nơi làm việc.

- Giữ lại. Dừng lại và suy nghĩ - nếu bạn đặt tất cả những vật dụng còn lại vào ngăn kéo, thì chẳng mấy chốc ngăn kéo lại bừa bộn như cũ. Vậy thì bạn hãy phân tích xem cái gì thực sự cần thiết để giữ lại.

- Tìm vị trí. Đừng đặt mọi vật cần thiết vào cùng một ngăn kéo. Bạn hãy tìm cho mỗi vật dụng một vị trí cất giữ phù hợp.

59. Viết ra giấy

Các chuyên gia khuyên rằng chủ doanh nghiệp nên sử dụng không chỉ một, mà là hai danh sách các công việc cần làm. Danh sách chính bao gồm những công việc có tính chất quan trọng và dài hạn, chẳng hạn như đẩy mạnh doanh thu, hay mở rộng đối tượng khách hàng mới. Danh sách thứ hai bao gồm những công việc thường nhật đề cập tới các bước đi cụ thể để thực hiện thành công danh sách thứ nhất.

Một khi bạn đã có các danh sách trên ở dạng văn bản, hãy phân loại chúng theo chủ đề, bên cạnh từng công việc là ghi chú về kế hoạch thực hiện, số điện thoại, mục đích, lịch trình, công việc cần làm tại máy tính hay bàn làm việc, những gì có thể làm tại bất kể đâu, và công việc nào là không cấp bách.

Bạn nên thường xuyên xem xét lại danh sách các công việc cần làm để kiểm tra xem có điều gì khiếm khuyết cần bổ sung hay không. Hãy xem xét hàng ngày, hàng tuần những bản danh sách đó, như vậy, bạn sẽ không phải bị động trước những công việc đột xuất phát sinh.

Đừng quên xóa đi những công việc đã làm xong. Việc này không chỉ đảm bảo cho danh sách của bạn được tổ chức quy củ, mà nó còn thể hiện rằng bạn đã hoàn thành công việc như thế nào.

60. Kiểm soát công việc

Để làm việc hiệu quả và tích cực, bạn cần tạo ra một môi trường làm việc có khả năng trợ giúp cho bạn. Hãy lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống và công việc của bạn bằng một vài bước dưới đây:

- Tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ. Với những khoảng không gian văn phòng hiện tại, bạn hãy phác họa nên một bức tranh lý tưởng về văn phòng làm việc của bạn trên giấy. Hãy nhớ dành một khoảng không gian để lưu trữ hồ sơ dự án cũ, các bản báo cáo tài chính và thông tin khách hàng của bạn.

- Ngay bây giờ, hãy dành ra một ngày để tổ chức, sắp xếp. Bạn sẽ không bao giờ có thời gian cho công việc tổ chức, sắp xếp, trừ khi bạn lên lịch cụ thể cho nhiệm vụ này. Hãy sử dụng bản phác họa trên như bản hướng dẫn thực hiện.

- Loại bỏ bớt những thông tin ít liên quan. Bạn hãy thẳng tay vứt bỏ những tạp chí và sách vở, tài liệu mà bạn sẽ không bao giờ đọc – chúng ở đó chỉ để gây phiền hà cho bạn. Bạn cũng nên huỷ những đăng ký nhận thông tin không cần thiết, và rút ra khỏi bất cứ danh sách địa chỉ mail nào không giúp bạn gặt hái thành công.

- Thiết lập những thư mục dự án mới. Một dự án mới luôn làm phát sinh sự bừa bãi nhất thời. Để tránh tình trạng này, bạn nên đặt tất cả những thông tin dự án mới, các bản dự thảo và công việc giấy tờ liên quan vào một thư mục hồ sơ riêng.

- Dành ra hẳn một ngày để dọn dẹp sau mỗi đợt đi nghỉ. Bạn nên lấy ra một ngày từ kỳ nghỉ của bạn để sắp xếp lại các ý tưởng, suy nghĩ, các dự án… theo thứ tự ưu tiên trong công việc của bạn. Ngày hôm đó, bạn cũng có thể tổ chức lại công việc giấy tờ từ các dự án trước, các hoá đơn thanh toán đáng chú ý và trả lời thư khách hàng…

(Page 3/ 5)

GiangBLOG